Bedrijfsuitje kosten per persoon: waar de prijs van afhangt

"Wat kost een bedrijfsuitje per persoon?" is bijna altijd de eerste vraag, en er is weinig mee te beginnen. Het bedrag maakt natuurlijk uit. Het probleem zit erin dat het grootste deel van de kosten niets met het aantal deelnemers te maken heeft. Het bedenken, het materiaal, de reis en de begeleiding kosten hetzelfde bij twaalf mensen als bij veertig. Hieronder staat waar de prijs echt van afhangt, welke bandbreedtes je in de markt mag verwachten, en wat je voor de verschillende bedragen krijgt. Alle bedragen zijn een indicatie en exclusief btw, tenzij er iets anders staat.

Vaste kosten en kosten per persoon

Elk uitje bestaat uit twee soorten kosten. De vaste kant verandert niet als er vijf mensen bij komen: het programma bedenken, het materiaal inladen, de rit naar de locatie, de opbouw, de begeleiding en de afbouw. De variabele kant beweegt wel mee: eten, drinken, verbruiksmateriaal, en vanaf een bepaald punt een extra begeleider.

Dat verschil verklaart waarom prijzen per persoon zo ver uit elkaar liggen. Neem een programma dat 550 euro kost:

• Bij 12 deelnemers: ruim 45 euro per persoon
• Bij 25 deelnemers: 22 euro per persoon
• Bij 40 deelnemers: bijna 14 euro per persoon

Hetzelfde programma, dezelfde begeleiding, drie keer een ander bedrag per persoon. Daarom is een prijs per persoon zonder groepsgrootte erbij een getal waar je niets mee kunt. Vraag altijd naar het totaalbedrag voor jullie aantal.

Omgekeerd geldt ook iets. Boven een bepaalde groepsgrootte stopt die daling, omdat je dan extra begeleiders, extra materiaal en soms een tweede opstelling nodig hebt. Rond de veertig tot vijftig deelnemers komt die knik in de praktijk, en bij elk nieuw blok van ongeveer twintig mensen daarna komt er een vaste kostenpost bij.

De zes dingen die de prijs bepalen

1. Groepsgrootte

De belangrijkste, en om de hierboven genoemde reden: hij verdeelt de vaste kosten. Bij een groep van zes tot twaalf mensen betaal je per persoon het meest, en dat valt niet weg te organiseren. Wat wel helpt is kiezen voor een vorm met weinig materiaal, want dan is de vaste kant kleiner.

Boven de veertig deelnemers verandert iets anders: dan gaat het niet meer om de prijs per persoon maar om het aantal onderdelen dat tegelijk moet draaien. Veertig mensen in één spel betekent dat drie kwart staat te wachten, dus je hebt meerdere onderdelen nodig en elk onderdeel kost materiaal en een begeleider. Van veertig naar zestig deelnemers is daarom goedkoper dan van vier naar acht onderdelen.

2. Duur

Duur werkt in stappen, niet lineair. Twee tot drie uur is één blok: je komt, je bouwt op, je draait het programma, je bouwt af. Vier tot vijf uur is nog steeds één blok, maar met een pauze en vaak met eten erbij. Een hele dag betekent twee programmablokken plus een lunch, en daarmee verdubbelt niet alleen de inhoud maar ook de begeleidingstijd.

Praktisch: van twee naar drie uur kost weinig extra. Van drie naar zes uur kost veel extra, omdat je er een pauze, een maaltijd en een tweede programmaonderdeel bij krijgt. Als het budget knelt, kort dan de duur in en houd de inhoud intact, niet omgekeerd.

3. Locatie

Dit is de post met de grootste spreiding, en vaak de reden dat twee voorstellen honderden euro's uit elkaar liggen. Drie mogelijkheden:

• Jullie eigen locatie: kost niets extra. Een parkeerterrein, een kantine, een loods of het eigen grasveld is geschikter dan mensen denken. Dit is ook de reden dat wij naar de locatie van de klant komen.
• Een gratis of goedkope buitenlocatie: een sportveld van een vereniging, een stuk park met toestemming, een boerenerf. Kost soms een vergoeding van vijftig tot tweehonderd euro, soms niets.
• Een gehuurde zaal of evenementenlocatie: als indicatie 250 tot 1.000 euro voor een dagdeel, afhankelijk van de regio en de grootte. Vaak met een verplichting om de catering daar af te nemen, en daar zit dan nog eens een bedrag in.

Die laatste voorwaarde wordt het vaakst over het hoofd gezien. Een locatie die zelf 400 euro kost maar waar je verplicht per persoon moet cateren, kan duurder uitpakken dan een locatie van 800 euro zonder die verplichting.

4. Materiaal

Hier zit het verschil tussen een programma van 195 euro en een van 1.500 euro. Een quiz of een spel met vragen en kaarten vraagt bijna niets. Een parcours met opblaasbare onderdelen, een lasergame-opstelling of een interactieve installatie vraagt transport, opbouw, onderhoud en soms stroom.

Ruwe indeling van laag naar hoog: vragen- en overlegspellen, oud Hollandse spelen en tafelvormen, veldspellen met materiaal, parcoursen en opblaasbare onderdelen, en tot slot techniek met schermen, geluid of eigen gebouwde installaties. Elke stap in die reeks kost meer, en de bovenste twee vragen ook meer begeleiding.

Een punt dat in de prijs terugkomt en dat je zelf niet ziet: materiaal dat ergens op maat voor gemaakt is, kost in de eerste editie meer dan in de tweede. Wij bouwen onze concepten zelf, en dat betekent dat een eigen opstelling voor een merk of een thema in het voorstel een eigen post is.

5. Begeleiding

De post waar zelf organiseren meestal op strandt en waar je in een voorstel het meeste over moet doorvragen. Een programma heeft iemand nodig die de regels uitlegt, de tijd bewaakt, de score bijhoudt en ingrijpt als het scheef loopt. Dat kan niet iemand zijn die zelf meedoet.

Vuistregel: één begeleider per onderdeel dat tegelijk draait, plus één persoon die het geheel overziet. Bij een zeskamp met zes onderdelen zijn dat dus zeven mensen. Bij een quiz is het één presentator plus iemand voor de scores. Dat verschil verklaart waarom een actief programma met meerdere onderdelen per persoon duurder is dan een avondvullende quiz voor dezelfde groep.

6. Catering

Bijna altijd de grootste losse post, en degene die het snelst oploopt. Als indicatie per persoon:

• Koffie, thee en water bij aankomst: 3 tot 6 euro
• Eenvoudige lunch met soep en belegde broodjes: 12 tot 20 euro
• Borrel met hapjes van anderhalf uur: 15 tot 30 euro
• Warm buffet of een verzorgd diner: 30 tot 55 euro
• Drankarrangement: 7 tot 12 euro per uur
• Barbecue of een foodtruck: 25 tot 45 euro

Twee dingen om op te letten. Eten en niet-alcoholische dranken vallen onder het lage btw-tarief en de rest van het programma onder het hoge, dus een totaalbedrag kan uit twee tarieven bestaan. En bij een drankarrangement maakt het verschil of het per uur of per consumptie gaat: bij een groep die vooral speelt en weinig drinkt, is per consumptie goedkoper.

Catering is ook de post waar je het makkelijkst op bijstelt. Een borrel met hapjes in plaats van een diner haalt bij veertig mensen zo duizend euro uit de begroting, zonder dat het programma zelf verandert.

Bandbreedtes per type uitje

Hieronder richtbedragen per persoon als marktindicatie, exclusief btw, uitgaande van een groep van ongeveer dertig deelnemers. Bij kleinere groepen schuiven ze omhoog, bij grotere omlaag.

• Activiteit van 2 tot 3 uur op de eigen locatie, zonder catering: 15 tot 30 euro. Eén programmaonderdeel, materiaal en begeleiding erbij.
• Halve dag met begeleiding en materiaal, zonder catering: 30 tot 60 euro. Meerdere onderdelen of één groter concept, vier tot vijf uur.
• Halve dag met lunch of borrel: 45 tot 80 euro. Dezelfde inhoud, met eten en drinken erbij.
• Hele dag met programma, lunch en borrel: 65 tot 110 euro. Twee programmablokken, een maaltijd en een afsluiting.
• Hele dag met diner en een uitgebreid programma: 100 tot 175 euro. Vaak met een gehuurde locatie en een verzorgd diner.
• Avondprogramma met een spelvorm en een borrel: 35 tot 70 euro. Drie tot vier uur, binnen, met catering.
• Meerdaags met overnachting: 200 tot 400 euro en hoger. Hier bepalen de overnachting en het vervoer de prijs, niet het programma.

Deze bedragen zijn een indicatie om een budget mee op te stellen, geen prijslijst. De spreiding binnen elke regel komt vooral door de locatie en de catering, veel minder door het programma zelf.

Wat je voor welk bedrag krijgt

Rond de 200 tot 400 euro voor de hele groep

Dit is het bereik van een compact programma: één vorm, twee tot drie uur, op jullie eigen locatie. Denk aan een quizvorm, een spelshow, een speurtocht door het eigen bedrijf of een toernooivorm met één soort spel. Je krijgt het concept, het materiaal en iemand die het draait.

Wat er niet in zit: eten, een gehuurde locatie, decor, meerdere onderdelen tegelijk, en maatwerk rond jullie bedrijf. Voor een groep tot ongeveer twintig mensen is dit vaak precies genoeg, zeker als het uitje onderdeel is van een dag die je verder zelf vult. Bij ons begint een compact concept bij 195 euro voor de hele groep.

Rond de 550 tot 1.400 euro voor de hele groep

Hier komt het maatwerk erbij. Meerdere onderdelen die tegelijk draaien, een programma dat op jullie groep en jullie situatie is geschreven, meerdere begeleiders, een puntentelling over de hele dag en een afsluiting met een uitslag. Bij groepen van twintig tot vijftig mensen is dit het bereik waarin de meeste uitjes landen.

Wat dit bedrag omhoog duwt binnen de bandbreedte: het aantal onderdelen dat gelijktijdig moet lopen, of er eigen materiaal voor gemaakt wordt, en of er decor of techniek bij hoort. Wat het niet omhoog duwt: tien deelnemers meer. Bij ons begint uitgebreider maatwerk bij 550 euro.

Boven de 1.500 euro voor de hele groep

Dit is het bereik van een dag met meerdere programmablokken, eigen gebouwde onderdelen, techniek, decor en een team dat de hele dag aanwezig is. Of van een groep boven de vijftig deelnemers waarbij alles dubbel moet. Grote projecten rekenen we op aanvraag door, omdat de kostenopbouw dan echt per geval verschilt.

Wat je hier extra voor krijgt is vooral zekerheid en vorm: een programma dat van begin tot eind in elkaar zit, zonder gaten in de dag, met iemand die het aan elkaar praat. Of dat de investering waard is, hangt af van de gelegenheid. Voor een gewone teammiddag is het dat zelden, voor een jubileum of een dag met externe gasten vaak wel.

Kosten die mensen vergeten

• Vervoer. Een bus voor veertig mensen kost snel 400 tot 800 euro voor een dagdeel, afhankelijk van de afstand. Eigen vervoer met een kilometervergoeding is goedkoper maar vraagt wel dat iemand het regelt.
• Locatiehuur. Zie hierboven, en let op verplichte afname van catering.
• Btw. Het verschil tussen een bedrag met en zonder btw is ongeveer een vijfde. Vraag bij elk voorstel welk van de twee er staat, want dit is de meest voorkomende reden dat twee voorstellen niet vergelijkbaar zijn.
• Een plan voor slecht weer. Een buitenprogramma zonder binnenalternatief is geen plan. Een tent huren kost een paar honderd euro, een zaal achter de hand houden soms niets. Regel dit vooraf, want op de ochtend zelf is het duur.
• De eigen uren. Het regelen, afstemmen, aanmeldingen bijhouden en nabellen kost intern makkelijk tien tot twintig uur. Dat staat op geen enkele factuur en is wel een kostenpost.
• Het verschil tussen aanmeldingen en opkomst. Reken op vijf tot tien procent dat niet komt en kijk of je daar in de catering nog op kunt bijstellen. Bij veel voorstellen moet je het definitieve aantal een week vooraf doorgeven.
• Prijzen en cadeaus. Klein bedrag, wordt structureel vergeten. Een wisselbeker die volgend jaar terugkomt werkt beter dan cadeaubonnen en kost eenmalig.
• Foto's. Als je er iets mee wilt doen intern, heb je iemand nodig die fotografeert. Dat kan een collega zijn, maar dan doet die niet mee.

Drie rekenvoorbeelden

Opbouw van drie uitjes, zodat je ziet waar het geld heen gaat. Alle bedragen zijn een indicatie exclusief btw.

Team van 14 mensen, middagprogramma van drie uur op het eigen terrein, afgesloten met een borrel.

• Programma, materiaal en begeleiding: 350 euro
• Borrel met hapjes, 14 keer 20 euro: 280 euro
• Locatie: eigen terrein, geen kosten
• Totaal: 630 euro, ofwel 45 euro per persoon

Afdeling van 35 mensen, halve dag met een programma van meerdere onderdelen en een lunch, op een geleend sportveld.

• Programma met vier onderdelen, materiaal en drie begeleiders: 950 euro
• Lunch, 35 keer 15 euro: 525 euro
• Vergoeding sportveld: 150 euro
• Totaal: 1.625 euro, ofwel 46 euro per persoon

Bedrijf van 55 mensen, hele dag met twee programmablokken, lunch, borrel en een gehuurde locatie.

• Programma, materiaal en begeleiding: 1.900 euro
• Locatiehuur voor een hele dag: 700 euro
• Lunch, 55 keer 16 euro: 880 euro
• Borrel met drankarrangement van twee uur, 55 keer 20 euro: 1.100 euro
• Totaal: 4.580 euro, ofwel 83 euro per persoon

Wat hieruit opvalt: in het eerste voorbeeld is de catering bijna de helft van het budget, in het derde bijna de helft bij een veel hoger totaal. Het programma zelf is in alle drie de gevallen niet de grootste post. Als je op het budget moet drukken, kijk dan eerst naar locatie en catering.

Hoe je voorstellen vergelijkt

Twee voorstellen die honderden euro's uit elkaar liggen gaan vaak niet over hetzelfde. Vraag bij elk voorstel vijf dingen na, dan weet je waar het verschil zit:

1. Staat het bedrag in of exclusief btw? Dit is het eerste waar je naar kijkt, en het scheelt een vijfde.
2. Hoeveel begeleiders komen er mee en wat doen ze? Een programma met één begeleider voor veertig mensen is iets anders dan een programma met vier.
3. Zit het materiaal erin, inclusief transport en opbouw? Soms staat het materiaal apart, soms komt er een voorrijtarief bij.
4. Hoeveel uur is het programma, en hoeveel daarvan is spelen? Een programma van vier uur waarvan een uur uitleg en pauze is, is een programma van drie uur.
5. Wat gebeurt er bij slecht weer, en wat kost dat? Als daar geen antwoord op staat, is het nog niet geregeld.

Een zesde vraag die weinig mensen stellen en die veel zegt: wat gebeurt er als er tien mensen minder komen dan opgegeven? Bij programma's die vooral uit vaste kosten bestaan, verandert dat het bedrag nauwelijks. Bij programma's die per persoon gerekend worden, hoort dat wel te schuiven.

Onze prijzen

Wij zitten in Enschede aan de Piet Heinstraat 12 en werken door heel Nederland. We bedenken en bouwen alles zelf en komen naar de locatie van de klant, en dat laatste haalt de locatiehuur meestal uit de begroting. We draaien programma's voor groepen van ongeveer zes tot zestig personen.

• Compact concept: vanaf 195 euro voor de hele groep. Eén vorm, twee tot drie uur, materiaal en begeleiding erbij.
• Uitgebreider maatwerk: vanaf 550 euro voor de hele groep. Meerdere onderdelen, een programma dat op jullie groep is geschreven, meerdere begeleiders.
• Grote projecten: op aanvraag. Hele dagen, eigen gebouwde onderdelen, techniek en decor, of groepen waarbij alles dubbel moet.

Catering en locatiehuur zitten daar niet in, omdat die per geval zo verschillen dat een bedrag erbij zetten alleen verwarring geeft. We denken er wel in mee en kunnen het in het voorstel apart specificeren. Via de offertepagina of de contactpagina krijg je binnen één werkdag antwoord.

Wat je hieraan hebt

De prijs per persoon zegt pas iets als de groepsgrootte erbij staat, omdat het grootste deel van de kosten vast is. Reken daarom altijd met het totaalbedrag en deel dat zelf door het aantal deelnemers, dan kun je voorstellen echt vergelijken.

Als marktindicatie: een activiteit van een paar uur op de eigen locatie zit bij dertig mensen rond de 15 tot 30 euro per persoon, een halve dag met materiaal en begeleiding tussen 30 en 60 euro, en een hele dag met eten erbij tussen 65 en 175 euro. Het verschil binnen die bandbreedtes komt bijna altijd uit de locatie en de catering, niet uit het programma.

Moet het budget omlaag, kort dan eerst op catering en locatie en houd het programma intact. Een borrel in plaats van een diner haalt bij veertig mensen zo duizend euro weg zonder dat de groep er iets van merkt in het spel. Wil je weten wat jullie plan concreet kost, kijk dan op bedrijfsuitje Twente, teamuitje Twente of bij het overzicht van activiteiten, of leg het via de offertepagina voor.