Bedrijfsjubileum vieren zonder dat de helft afhaakt

Een bedrijfsjubileum is de enige bedrijfsgelegenheid waarbij het onderwerp al vaststaat: jullie zelf. Dat klinkt makkelijker dan het is. Precies daarom eindigen veel jubileumvieringen in een lange speech met foto's van vroeger, waarbij de helft van de zaal niemand op die foto's herkent. Hieronder hoe je een jubileum opzet waar zowel de medewerker van dertig jaar als die van drie maanden iets aan heeft.

Waarom een jubileum anders is dan een gewoon feest

Bij een personeelsfeest is de inhoud vrij. Bij een jubileum ligt die vast: er wordt teruggekeken. Dat geeft twee dingen die je bij geen ander bedrijfsevenement hebt.

Het eerste is een gratis onderwerp. Je hoeft geen thema te verzinnen, want de geschiedenis van het bedrijf is het thema. Dat maakt de uitnodiging concreter en het programma vanzelfsprekender.

Het tweede is een probleem. De groep is verdeeld in mensen die de geschiedenis hebben meegemaakt en mensen die er niets van weten. In een bedrijf dat vijfentwintig jaar bestaat, is een flink deel van de medewerkers er hooguit een paar jaar. Voor hen is een terugblik op de beginjaren niet nostalgisch maar een verhaal over vreemden. Elk goed jubileumprogramma lost dat op.

De eerste keuze: wie nodig je uit

Deze keuze bepaalt de rest van het evenement, en hij wordt vaak te laat gemaakt. Er zijn vier varianten, elk met een andere avond als gevolg.

Alleen personeel

De eenvoudigste en vaak de warmste variant. Je kunt open zijn over wat er is misgegaan, grappen maken die alleen intern werken, en het over mensen hebben in plaats van over resultaten. Het risico is dat het te veel op een gewoon personeelsfeest lijkt en de gelegenheid niet echt gemarkeerd wordt.

Personeel plus relaties

Met klanten en leveranciers erbij wordt het een visitekaartje. Dat heeft zakelijke waarde, en een jubileum is een van de weinige aanleidingen waarbij je relaties kunt uitnodigen zonder dat het als verkoop voelt. De prijs die je betaalt is toon: alles wordt representatiever, en de interne grappen verdwijnen.

Personeel plus familie

Partners en kinderen erbij maakt van het jubileum een dagdeel in plaats van een avond, en het verandert de sfeer volledig. Dit werkt goed bij bedrijven met veel medewerkers die er lang zitten, waar het gezin het bedrijf al jaren van de zijlijn meemaakt. De opzet lijkt dan meer op een familiedag dan op een feest, met een programma waar verschillende leeftijden tegelijk aan meedoen.

Alles tegelijk, en waarom dat het lastigst is

De verleiding is groot om iedereen tegelijk uit te nodigen: het is tenslotte één keer. Het probleem is dat je dan een programma moet maken dat werkt voor een klant, een kind van zeven en een medewerker die er dertig jaar zit. Dat kan, maar dan moet het programma daar echt op gebouwd zijn en niet drie doelgroepen tegelijk bedienen met hetzelfde onderdeel.

De praktische oplossing die bij veel bedrijven werkt is splitsen in tijd. Een middagdeel voor relaties en familie, met een pauze, en daarna een avonddeel voor het personeel. Twee keer een programma dat klopt, in plaats van één keer een programma dat voor iedereen half werkt.

Welk jubileum vier je

De gebruikelijke momenten zijn twaalf en een half, vijfentwintig, veertig en vijftig jaar. Vijfentwintig jaar wordt het vaakst groot aangepakt, en dat is ook het moment waarop een bedrijf meestal genoeg geschiedenis heeft voor een goed verhaal en nog genoeg mensen van het eerste uur om dat verhaal te vertellen.

Daarnaast bestaat het jubileum van een medewerker. Dat is een andere gelegenheid met een andere schaal: kleinere groep, één persoon centraal, en een programma dat vooral over die persoon gaat. Veel van wat hieronder staat werkt daar ook, alleen kleiner.

Een tussentijds jaartal vieren mag ook. Een bedrijf dat achttien jaar bestaat en daar een goede reden voor heeft, hoeft niet zeven jaar te wachten. De aanleiding hoeft alleen uitlegbaar te zijn.

Het programma: het verhaal is het onderdeel

Bij een jubileum hoef je geen activiteit te zoeken die ergens los bovenop komt. De geschiedenis van het bedrijf is het materiaal. De kunst is om die geschiedenis niet als presentatie te brengen maar als iets waar de zaal aan meedoet.

Een quiz over het eigen bedrijf

Dit is het onderdeel dat bij jubilea het beste werkt, en precies omdat het het generatieprobleem oplost. Vragen over de begintijd zijn makkelijk voor de oudgedienden en onmogelijk voor de nieuwkomers. Vragen over de laatste twee jaar precies andersom. Zet ze in gemengde teams en beide groepen hebben elkaar nodig.

Wat er dan gebeurt is het punt: de nieuwe medewerker hoort het verhaal niet van een scherm maar van een collega die erbij was. Dat blijft veel beter hangen dan een tijdlijn in een presentatie. Zie hoe wij een quiz op maat opzetten.

De geschiedenis fysiek zichtbaar maken

Oude foto's, oude producten, oude briefpapier, de eerste bestelbus, de eerste computer. Op een tafel of langs een wand, met een korte regel erbij. Mensen lopen er vanzelf langs en beginnen te vertellen. Dit kost weinig en levert meer gesprek op dan een centrale presentatie van hetzelfde materiaal.

Vraag het materiaal ruim op tijd op. Dit is standaard het onderdeel dat te laat af is, omdat mensen thuis moeten zoeken.

Oud-medewerkers een rol geven

Wie vroeger bij het bedrijf werkte en nu niet meer, brengt een perspectief dat niemand binnen de organisatie nog heeft. Uitnodigen alleen is al waardevol. Ze een rol geven in het programma, bijvoorbeeld als jurylid of als degene die een ronde met vragen inleidt, is beter dan ze in het publiek zetten.

Wat je beter kort houdt

De speech. Bij een jubileum is de neiging om lang stil te staan bij de geschiedenis het grootst, en juist daar verlies je de zaal. Tien minuten is veel. Wat je in die speech niet kwijt kunt, verwerk je in het programma, waar het beter blijft hangen omdat mensen er zelf aan meedoen.

Hetzelfde geldt voor de video met foto's van vroeger op muziek. Het eerste minuut of twee kijkt iedereen, daarna haakt de zaal af, en na vijf minuten wordt er weer gepraat. Kort en met een duidelijk einde werkt beter dan volledig.

Het verhaal ophalen zonder dat het maanden kost

Dit is het onderdeel dat elk jubileum vertraagt. Iedereen vindt het een goed idee om oude verhalen en foto's te verzamelen, en niemand komt eraan toe. Een paar dingen die dat versnellen.

Vraag aan specifieke mensen, niet aan iedereen

Een oproep in een nieuwsbrief levert bijna niets op. Vijf mensen persoonlijk vragen levert bijna altijd iets op. Kies de mensen die er het langst werken, de oud-medewerker met wie nog contact is, en degene die altijd alles bewaart. Elk bedrijf heeft die laatste persoon.

Stel een concrete vraag

"Heb je nog wat van vroeger?" levert niets op, want mensen weten niet wat je bedoelt. "Heb je een foto van het oude pand?" of "wat ging er mis bij die eerste grote opdracht?" levert wel iets op. Hoe specifieker de vraag, hoe groter de kans dat iemand daadwerkelijk gaat zoeken.

Verzamel meer dan je nodig hebt

Een deel blijkt onbruikbaar: te vaag, te slecht van kwaliteit, of een verhaal dat je bij nader inzien niet in een zaal wilt vertellen. Ga uit van ongeveer het dubbele van wat er uiteindelijk in het programma past. Wat overblijft is niet verloren, dat is materiaal voor het jaar erna.

Leg vast wie wat heeft aangeleverd

Praktisch punt met een sociale kant: mensen die een foto of verhaal hebben ingestuurd, willen dat terugzien. Als je in het programma even noemt van wie iets komt, krijg je bij het volgende jubileum veel makkelijker materiaal. En je voorkomt het ongemak dat iemand zijn eigen foto op een scherm ziet zonder dat het genoemd wordt.

Wat een jubileumviering kost

Het grootste deel van het budget gaat naar zaal, eten en drinken, en dat hangt volledig af van de groepsgrootte en de keuzes die je daarin maakt. Voor het programmadeel dat wij verzorgen zijn dit de richtprijzen:

• Vanaf honderdvijfennegentig euro voor een compact onderdeel van ongeveer een uur, zonder maatwerk in de inhoud.
• Tussen vijfhonderdvijftig en twaalfhonderdvijftig euro voor een programma dat op de geschiedenis van jullie bedrijf is geschreven, met eigen inhoud, vormgeving en techniek.
• Vanaf twaalfhonderdvijftig euro voor grote groepen, een avondvullend programma, of een opzet met een apart middag- en avonddeel.

Bij een jubileum zit het werk vooral in het maatwerk. Vragen en verhalen die over jullie bedrijf gaan, moeten uit jullie bedrijf komen en door iemand tot een programma worden gemaakt. Dat is de reden dat een jubileumprogramma vaker in de middelste categorie valt dan een gewoon feestprogramma.

Eén post die vaak vergeten wordt: het vastleggen van de avond zelf. Bij een jubileum is dat waardevoller dan bij welke andere gelegenheid ook, want over vijf jaar is dit materiaal weer geschiedenis. Reken daar apart budget voor.

Tijdlijn voor een bedrijfsjubileum

Een jubileum is het enige evenement waarvan je de datum jaren vooruit kent. Gebruik die voorsprong, want het verzamelen van materiaal duurt langer dan alle andere onderdelen bij elkaar.

• Negen tot twaalf maanden vooraf: beslissen wie je uitnodigt en of je splitst in een relatiedeel en een personeelsdeel. Daarna pas de zaal zoeken, want die keuze bepaalt de omvang.
• Zes maanden vooraf: beginnen met het ophalen van materiaal uit de geschiedenis. Foto's, verhalen, oude spullen, contactgegevens van oud-medewerkers. Dit loopt altijd uit, dus begin vroeg.
• Drie maanden vooraf: uitnodiging naar externe gasten. Klanten en relaties hebben een volle agenda en plannen ver vooruit.
• Zes tot acht weken vooraf: het programma vastleggen en de inhoud aanleveren die erin verwerkt moet worden.
• Twee weken vooraf: definitieve aantallen, de volgorde van de avond doornemen, en afspreken wie wat zegt en hoe lang.

Waar het meestal misgaat

1. Het programma gaat alleen over vroeger. Wie er drie jaar werkt, zit dan een avond naar andermans herinneringen te kijken. Zorg dat er iets in zit waar juist de nieuwe mensen goed in zijn.
2. Te veel doelgroepen in één onderdeel. Klanten, kinderen en personeel tegelijk bedienen met hetzelfde programma levert iets op dat voor niemand echt klopt.
3. Het materiaal komt te laat. Foto's en verhalen ophalen kost weken, niet dagen. Wie hier zes weken voor de datum aan begint, eindigt met een dunne terugblik.
4. De speech loopt uit. Bij een jubileum is de verleiding het grootst en de schade het grootst.
5. Niemand legt de avond vast. Uitgerekend bij een jubileum, waar het hele punt geschiedenis is, wordt vergeten om er geschiedenis van te maken.

Wat je hieraan hebt

Een jubileum dat werkt gaat niet alleen over vroeger. Het gebruikt de geschiedenis om de mensen die er nu werken iets te geven: context, verhalen, en een reden om met iemand te praten die ze anders nooit spreken. De quiz waarin de oudgediende en de nieuwkomer elkaar nodig hebben, doet dat beter dan welke presentatie ook.

Wij bouwen zo'n programma op de geschiedenis van jullie bedrijf en draaien het ook zelf. Kijk op de pagina over personeelsfeesten, of vertel ons welk jubileum het is en wie erbij zijn, dan denken we vrijblijvend mee.