Afdelingsuitje of teamdag: wat kies je wanneer

Een afdelingsuitje en een teamdag worden vaak in één adem genoemd en in dezelfde mail geregeld, maar het zijn twee verschillende opdrachten. De een is er om de groep, de ander om het werk. Wie ze door elkaar haalt, eindigt met een dag die te serieus was voor een uitje en te vrijblijvend voor een teamdag. Hieronder het verschil, wanneer je wat kiest, en hoe je voorkomt dat een teamdag als een vergadering met broodjes voelt.

Afdelingsuitje en teamdag zijn niet hetzelfde

Het onderscheid zit niet in wat je doet, maar in wat er achteraf van over moet blijven.

• Een afdelingsuitje heeft de groep zelf als reden. Er staat niets op de agenda, er hoeft niets besloten te worden, en het is geslaagd als mensen elkaar beter kennen dan een dag eerder. De winst is sociaal en die is echt, ook al staat er geen actiepunt tegenover.
• Een teamdag heeft een werkdoel. Er ligt een vraag op tafel: hoe pakken we het komende halfjaar aan, waarom loopt de samenwerking met die andere afdeling stroef, hoe gaan we werken nu er iets is veranderd. Het programma eromheen is er om die vraag beter beantwoord te krijgen, niet om de dag leuker te maken.

In de praktijk lopen ze door elkaar, en dat is niet erg zolang je weet welke van de twee de hoofdzaak is. Wat wel misgaat, is een teamdag zonder duidelijk doel en zonder echt uitje. Dan is het geen van beide.

Waar dit verschilt van een personeelsuitje en van teambuilding

Drie begrippen die naast elkaar bestaan en steeds iets anders betekenen.

Een personeelsuitje gaat over het hele bedrijf. Het probleem daar is schaal: mensen die elkaar niet kennen bij elkaar krijgen. Een afdelingsuitje gaat over een groep die elkaar juist al heel goed kent, soms te goed. Dat is een ander probleem en het vraagt een ander programma.

Teambuilding heeft als doel dat de samenwerking na afloop anders is. Dat is zwaarder dan een teamdag: er is meestal een concrete aanleiding, en er hoort reflectie bij. Niet elke teamdag hoeft teambuilding te zijn, en de meeste afdelingsuitjes zijn het zeker niet. Het woord wordt vaak te snel gebruikt, en dat schept verwachtingen die de dag niet waarmaakt.

Wanneer kies je wat

Een paar situaties met het antwoord dat meestal past.

• Er is niets aan de hand, het is gewoon lang geleden. Afdelingsuitje. Niet er alsnog een werkdoel in schuiven omdat het anders niet te verantwoorden lijkt.
• Er komt een reorganisatie of een nieuwe werkwijze aan. Teamdag. Mensen weten dat er iets speelt, en een uitje doen alsof er niets aan de hand is werkt averechts.
• De afdeling is gegroeid en de nieuwe mensen horen er nog niet echt bij. Afdelingsuitje, met een programma dat mensen dwingt in wisselende samenstellingen te werken.
• Er is een conflict of een langlopende irritatie. Geen van beide als eerste stap. Een uitje maskeert dat en een teamdag legt het bloot zonder dat iemand voorbereid is. Dat vraagt eerst gesprek, daarna pas een dag.
• Er moet een plan gemaakt worden voor volgend jaar. Teamdag, met een programma dat de middag opent in plaats van afsluit.

De teamdag: hoe voorkom je dat het een vergadering met broodjes wordt

Dit is de meest voorkomende klacht over teamdagen, en hij is bijna altijd terecht. Drie dingen bepalen of de dag anders aanvoelt dan een lange vergadering.

De verhouding tussen werk en programma

Ongeveer half om half werkt. Meer werk en het is een vergadering, minder werk en het doel sneuvelt. Belangrijker dan de verhouding is de volgorde: nooit twee werkblokken achter elkaar. Werkblok, programma, werkblok, afsluiting is een opzet die de hele dag energie houdt.

Een detail dat veel uitmaakt: zet het programma in het midden van de dag, niet aan het eind als beloning. Een programma na afloop voelt als een toetje dat je hebt verdiend. Een programma in het midden verandert de toon van het tweede werkblok, en dat is precies waar je het voor doet.

Het onderdeel hoort bij het onderwerp

Een teamdag over samenwerking met een programma waarin iedereen los van elkaar iets doet, geeft een tegenstrijdig signaal. Een teamdag over prioriteiten stellen met een spel waarin teams onder tijdsdruk moeten kiezen wat ze laten vallen, versterkt elkaar. Dat hoeft niet zwaar aangezet, sterker nog, dat werkt beter als het niet uitgelegd wordt. Mensen leggen de link zelf.

Wie leidt wat

De leidinggevende leidt het werkdeel, iemand anders het programma. Dat klinkt als een detail maar het verandert de dag. Zolang de baas ook het spel presenteert, blijven de werkverhoudingen intact en zegt niemand iets dat hij op kantoor niet zou zeggen. Zodra iemand van buiten dat deel aanstuurt, doet de leidinggevende gewoon mee, en dat is voor de groep vaak het interessantste moment van de dag.

Het afdelingsuitje: klein is een voordeel

Bij tien tot vijfentwintig personen kan bijna alles wat bij tweehonderd man onmogelijk is. Het programma kan echt over deze groep gaan, omdat je die groep in één gesprek kunt overzien. Namen, gewoontes, lopende grappen, het project dat vorig jaar misging: dat kan allemaal in de inhoud, en dat is precies wat een dag van een activiteit in een ervaring verandert.

Het tweede voordeel is logistiek. Een kleine groep past op de eigen werkplek, in een vergaderzaal, in een zaaltje om de hoek of buiten op het terrein. Dat scheelt zaalhuur, en dat is bij een afdelingsuitje vaak het grootste deel van het budget.

Het risico bij een kleine hechte groep is anders dan bij een groot uitje: daar kennen mensen elkaar juist te goed, en herhaalt de vaste rolverdeling zich. Dezelfde persoon praat, dezelfde persoon regelt, dezelfde persoon zwijgt. Een programma waarin de rollen wisselen doorbreekt dat, en dat is bij een afdeling waardevoller dan bij een bedrijfsbreed feest.

Formats die op deze schaal werken

• Een quiz met inhoud over het eigen werk. Ronden over de afdeling, de klanten, de projecten, gemengd met algemene vragen. Werkt goed als afsluiter van een teamdag omdat het de stof van de dag terug laat komen zonder dat het een samenvatting is. Zie de pubquiz-pagina.
• Een opdracht onder tijdsdruk. Teams die samen iets moeten oplossen waar ze te weinig tijd voor hebben. Laat direct zien wie welke rol pakt, en dat gesprek is vaak waardevoller dan de uitslag. Zie het alternatief voor een escape room.
• Een moorddiner. Past bij een afdelingsuitje waar toch gegeten wordt, en werkt bij groepen die elkaar goed kennen omdat iedereen een rol krijgt die niet de eigen rol is. Zie de moorddiner-pagina.
• Een binnenprogramma als het weer tegenzit. Bij een teamdag is dat geen noodgreep maar vaak de eerste keus, omdat je toch een ruimte nodig hebt voor de werkblokken. Zie binnenactiviteiten voor groepen.

Wat je na een teamdag met de uitkomst doet

Dit is het onderdeel dat het vaakst ontbreekt, en het bepaalt of de dag iets waard was. Een teamdag levert bijna altijd een lijst op: dingen die anders moeten, afspraken, ideeën. Als die lijst in een verslag verdwijnt dat niemand opent, is de conclusie van de groep dat zo'n dag niets oplevert. De volgende keer is de opkomst dan lager.

Drie dingen die daarbij helpen. Eindig de dag met maximaal drie punten in plaats van vijftien, want een korte lijst wordt wel opgepakt. Zet er per punt een naam bij, niet als afrekening maar zodat duidelijk is wie het oppakt. En prik meteen een moment over vier tot zes weken waarop je die drie punten langsloopt, liefst in een overleg dat toch al bestaat.

Bij een afdelingsuitje geldt dit niet. Daar hoeft niets uit te komen, en er een actielijst aan hangen maakt het achteraf alsnog werk. Dat is precies het verschil tussen de twee.

Wie er niet standaard bij zit

Bij een afdeling van tien tot vijfentwintig mensen valt afwezigheid zwaarder dan bij een bedrijfsbreed uitje. Drie groepen worden structureel vergeten.

• Parttimers. Een dag op woensdag kost je iedereen die woensdag vrij is, en dat zijn vaak dezelfde mensen die er ook vorige keer niet bij waren. Wissel de dag van de week af tussen twee uitjes.
• Mensen die thuiswerken of op afstand zitten. Voor hen is een afdelingsdag waardevoller dan voor de rest, want zij missen het dagelijkse contact. Reken reistijd voor hen mee in de planning van de dag.
• Nieuwe collega's. Wie er drie weken werkt, kent de lopende grappen niet. Een programma dat volledig op interne verwijzingen leunt, zet die persoon buitenspel op precies de dag waarop hij erbij zou moeten komen.

Wat het kost

Voor het programmadeel dat wij verzorgen:

• Vanaf honderdvijfennegentig euro voor een compact onderdeel van een tot anderhalf uur voor de hele groep.
• Tussen vijfhonderdvijftig en twaalfhonderdvijftig euro voor een programma op maat, met inhoud die over jullie afdeling en jullie werk gaat.
• Vanaf twaalfhonderdvijftig euro voor een volledige dag met meerdere blokken.

Bij een afdelingsuitje of teamdag valt de rest van de kosten vaak laag uit, omdat de groep klein genoeg is voor een eigen ruimte. Dat maakt dit type dag verhoudingsgewijs goedkoop voor wat je eruit haalt, zeker vergeleken met een bedrijfsbreed uitje waarbij zaal en catering het grootste deel van het budget opeten.

Tijdlijn

• Zes tot acht weken vooraf: datum prikken. Bij een kleine groep is dit vaak het lastigste onderdeel, want iedereen moet kunnen en er is geen ruimte voor afwezigen.
• Vier tot zes weken vooraf: bepalen of het een uitje of een teamdag is en, als het een teamdag is, wat de vraag is die beantwoord moet worden.
• Drie tot vier weken vooraf: het programma vastleggen en de inhoud aanleveren die erin verwerkt moet worden.
• Een week vooraf: de dagindeling delen met de groep. Bij een teamdag scheelt het veel weerstand als mensen weten hoeveel werk er in zit en hoeveel niet.

Vijf fouten

1. Een teamdag zonder vraag. Als niemand kan benoemen wat er aan het eind anders moet zijn, wordt het een uitje met een agenda erbij.
2. Twee werkblokken achter elkaar. Daarna is de dag een vergadering, wat je in het derde blok ook doet.
3. Het programma als beloning aan het eind. Dan verandert het niets aan de rest van de dag.
4. De leidinggevende die alles leidt. Kost je precies de openheid waarvoor je de dag hebt georganiseerd.
5. Het uitje inzetten om een conflict op te lossen. Een goede dag maskeert dat hooguit een week.

Wat je hieraan hebt

De keuze tussen een afdelingsuitje en een teamdag kost vijf minuten en bepaalt de hele dag. Is er niets aan de hand, maak er dan een uitje van en zet er geen werk in om het te verantwoorden. Is er wel iets, benoem het dan en bouw de dag eromheen, met het programma in het midden en niet als toetje.

Wij bouwen beide, op maat voor de groep en op de plek die jullie al hebben. Kijk op de pagina over bedrijfsuitjes in Twente, of op de teambuilding-pagina als er een concrete aanleiding ligt. Of vertel ons om wat voor afdeling het gaat en wat er speelt, dan denken we vrijblijvend mee.