Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een groepsactiviteit

Bij elke aanvraag komt dezelfde vraag langs: hoeveel mensen moeten er eigenlijk bij staan. Op die vraag staat online bijna nergens een antwoord, terwijl het de post is waar zelf organiseren het vaakst op stukloopt. Hieronder staan de verhoudingen per groepsgrootte en per type activiteit, wat een begeleider precies doet tijdens die drie uur, op welke momenten je er één bij moet zetten, en wat er in de praktijk gebeurt als je het met te weinig mensen probeert.

Wat een begeleider precies doet

De vraag hoeveel begeleiders je nodig hebt, is niet te beantwoorden zonder eerst te benoemen wat er aan taken ligt. Bij een programma van drie uur zijn dat zes dingen, en ze gebeuren allemaal tegelijk.

• Uitleggen: de regels van het onderdeel, in minder dan een minuut, aan een groep die net is aangekomen en nog napraat over het vorige onderdeel. Bij elke nieuwe ploeg opnieuw.
• Tijd bewaken: starten, aftellen, afblazen. Een onderdeel dat vier minuten mag duren en zes minuten duurt, lijkt onschuldig, maar vijf van die onderdelen zijn tien minuten uitloop.
• Score vastleggen: noteren wie wat haalde en dat doorgeven aan degene die de eindstand bijhoudt. Dit moet iemand doen die zelf niet meespeelt, anders krijg je aan het eind discussie.
• Veiligheid: kijken wie er klaarstaat, ingrijpen voordat het misgaat, materiaal controleren tussen de rondes door. Bij water, hoogte of zwaar materiaal is dit de hoofdtaak en niet een bijtaak.
• Bijsturen op energie: zien dat een groep het niet snapt of dat een onderdeel niet pakt, en dan de opzet onderweg aanpassen. Dit is het verschil tussen iemand die een spel afdraait en iemand die het programma leidt.
• Materiaal klaarzetten: tussen twee ploegen moet het onderdeel weer in de beginstand staan. Bij water, bouwonderdelen en puzzels kost dat één tot twee minuten per wissel.

Die zes taken passen bij één onderdeel in één persoon. Zodra er twee onderdelen tegelijk draaien, passen ze niet meer in één persoon, want uitleggen en tijd bewaken gebeuren op hetzelfde moment op twee plekken.

De basisverhouding per groepsgrootte

Voor een programma met één onderdeel tegelijk, zonder water, hoogte of kinderen, houden wij deze verhoudingen aan.

• 6 tot 15 deelnemers: één begeleider. Die doet alles, inclusief de score. Werkt omdat de hele groep binnen gehoorsafstand staat.
• 15 tot 30 deelnemers: één begeleider plus iemand die de score en de tijd bijhoudt. Bij dertig mensen hoort de achterste helft de uitleg niet goed meer, dus de tweede persoon helpt ook bij het doorgeven.
• 30 tot 45 deelnemers: twee begeleiders plus een spelleider. De groep werkt vanaf hier in teams, en teams hebben iemand nodig die ze aanspreekt.
• 45 tot 60 deelnemers: drie begeleiders plus een spelleider. Op deze schaal is geluid een eigen taak: zonder microfoon of speaker bereikt de uitleg de helft van de groep niet.

Boven de zestig verandert de rekenregel. Dan werk je niet meer met één onderdeel maar met blokken die tegelijk lopen, en dan geldt de regel uit de volgende sectie. Hoe een programma op die schaal in elkaar zit, staat in het artikel over groepsspellen voor een grote groep.

De tweede rekenregel: één per onderdeel

Dit is het punt waar de meeste planningen misgaan. Zodra er meerdere onderdelen tegelijk draaien, telt niet het aantal deelnemers maar het aantal onderdelen.

Een zeskamp met vijf onderdelen vraagt vijf begeleiders, ook als er maar dertig mensen zijn. Elk onderdeel heeft iemand nodig die uitlegt, de tijd bewaakt en de score noteert, en die taken kun je niet over twee onderdelen verdelen omdat ze op hetzelfde moment spelen. Daar komt één spelleider bij die het geheel in de gaten houdt, de wissels aangeeft en de eindstand bijhoudt.

Dertig deelnemers met vijf onderdelen vraagt dus meer mensen dan zestig deelnemers met twee onderdelen. Dat is contra-intuïtief en het is de reden dat een zelf georganiseerde zeskamp vaak met te weinig mensen begint. Wie meer onderdelen wil maar geen mensen heeft, kan twee onderdelen naast elkaar zetten en er één begeleider bij neerzetten, mits het onderdelen zijn met een korte uitleg en zonder veiligheidsrisico.

Per type activiteit

De verhouding verschilt sterk per soort programma. Dit zijn de vormen die wij het meeste draaien, met de bezetting die daarbij hoort.

• Quiz of spelshow: één presentator plus één persoon voor techniek en score. Dat blijft gelijk van twintig tot ver boven de honderd deelnemers, omdat alles via één centraal punt loopt.
• Zeskamp of parcours met posten: één begeleider per onderdeel plus een spelleider. Bij zes onderdelen zijn dat zeven mensen die niet meedoen.
• Opdrachtenspel waarbij teams zelf hun route kiezen: één begeleider per drie tot vier teams, verspreid over het terrein, plus een centraal punt waar de scores binnenkomen.
• Stadsspel of speurtocht door een gebied: één begeleider per twee tot drie teams, want de groep is uit het zicht en je moet bereikbaar zijn als een team vastloopt of de weg kwijt is.
• Fysieke onderdelen met materiaal, zoals een stormbaan of boogschieten: één begeleider per toestel of baan, en die kan niets anders doen. Dit is de enige categorie waarbij dubbelen echt niet kan.
• Familiedag met kinderen en ouders: één begeleider per onderdeel plus één per acht kinderen die niet aan een onderdeel vastzit en rondloopt. De ouders zijn aanwezig maar niet aanspreekbaar als toezicht, want die staan te praten.
• Teambuilding met een kleine groep: één begeleider voor zes tot vijftien mensen, maar wel iemand die het gesprek na de oefening kan leiden. Bij deze vorm zit de waarde in de nabespreking en niet in het toezicht.

Een zeskamp en een stormbaan zitten dus aan de zware kant van deze lijst, en een quiz aan de lichte. Dat verschil is bij het kiezen van een programma vaak belangrijker dan de prijs van het materiaal.

Wanneer je er een extra nodig hebt

Bovenop de basisverhouding zijn er zes situaties waarin je er één bij zet. Ze komen vaker voor dan je denkt en ze stapelen op: twee van deze situaties tegelijk betekent twee mensen extra.

• Kinderen onder de twaalf: één begeleider per zes tot acht kinderen onder de acht jaar, één per tien bij acht tot twaalf jaar. Kinderen lopen weg, moeten naar het toilet en hebben uitleg twee keer nodig.
• Meerdere locaties of een verspreid terrein: zodra niet alles vanaf één plek te overzien is, kan de spelleider niet meer bijspringen. Elke losse plek heeft zijn eigen persoon nodig, ook als er maar twaalf mensen staan.
• Meerdere onderdelen tegelijk: de regel uit de vorige sectie. Eén per onderdeel, geen uitzonderingen bij onderdelen met materiaal of water.
• Water, hoogte of zwaar materiaal: bij deze onderdelen is toezicht de hoofdtaak. De persoon die toezicht houdt kan niet ook de score bijhouden, dus daar staan twee mensen.
• Programma langer dan drie uur: na drie uur praten en aansturen is een begeleider op. Bij een hele dag reken je op een wisselmoment, dus op iemand extra die een post kan overnemen.
• Een groep die elkaar niet kent: dan loopt niets vanzelf. De eerste twintig minuten kost het meer sturing om mensen in teams te krijgen en aan de praat, en dat vraagt iemand die alleen daarmee bezig is.

Nog een situatie die weinig genoemd wordt: een programma in het donker of in de avond. Zonder daglicht heb je iemand nodig die alleen op verlichting en op de looproutes let, want wat bij daglicht een randje is, is in het donker een struikelplek.

De rollen die je niet mag dubbelen

Veel rollen kun je combineren. Drie niet, en dat zijn precies de drie die bij zelf organiseren het eerst worden samengevoegd.

De scorebijhouder mag geen deelnemer zijn. Iemand die zelf in een team zit en ook de punten telt, krijgt aan het eind van de middag de vraag of de telling wel klopt. Ook als die klopt, is de discussie er dan al.

De spelleider mag geen post bedienen. Zodra de persoon die de wissels aangeeft zelf een onderdeel draait, gaat het aangeven te laat gebeuren en schuift de hele rotatie op. Dit is de rol die bij krap plannen als eerste wordt weggelaten en waar de uitloop vandaan komt.

De organisator kan niet ook deelnemer zijn. Dat is de lastigste, omdat de persoon die het uitje regelt er zelf bij wil zijn. In de praktijk lukt het niet: wie het programma leidt, mist zijn eigen uitje. Dat is voor veel opdrachtgevers de reden om het uit te besteden, los van het materiaal.

Wat er gebeurt met te weinig begeleiders

Dit gaat niet in één keer stuk. Het zakt in, in een vaste volgorde, en bij elke stap is het moeilijker terug te draaien.

Eerst komt de uitloop. Zonder iemand die de tijd aangeeft, duurt elk onderdeel vijf tot tien minuten langer dan gepland, omdat niemand het moment kiest om af te blazen. Bij vijf onderdelen is dat een half uur, en dat half uur gaat van het laatste onderdeel of van de pauze af.

Daarna komt de wachttijd. Als er minder posten open zijn dan er teams zijn, staat er altijd een ploeg niets te doen. Dat is het moment waarop de telefoons tevoorschijn komen, en die aandacht krijg je niet meer terug.

Vervolgens komt de discussie. Scores die niet goed zijn opgeschreven, regels die bij het ene team anders zijn uitgelegd dan bij het andere, een onderdeel dat voor de een vier minuten duurde en voor de ander zes. Aan het eind klopt de uitslag niet met wat iedereen heeft gezien, en dan is de hele middag devalueerd tot een discussie over punten.

Bij fysieke onderdelen komt daar een veiligheidsprobleem bij. Een touwtrekduel dat te lang duurt, een stormbaan waar twee mensen tegelijk opgaan, een boog die wordt opgepakt als niemand kijkt. Dat zijn geen uitzonderlijke scenario's maar de normale gang van zaken op een veld waar de aandacht van de begeleider op drie plekken wordt gevraagd.

En het laatste: niemand die bijstuurt. Een programma waar niemand overzicht heeft, kan niet worden aangepast als blijkt dat een onderdeel niet pakt. Dat is zonde, want juist het bijsturen onderweg maakt een middag goed.

Een rekenvoorbeeld

Veertig medewerkers, een middagprogramma van drieënhalf uur op een veld bij het bedrijf, vijf onderdelen waarvan één met water. Vier teams van tien.

Vijf onderdelen vraagt vijf begeleiders. Het wateronderdeel vraagt er één bij, omdat daar iemand het materiaal bijvult en iemand anders de score noteert. Daar komt één spelleider bij voor de tijd, de wissels en de eindstand. Totaal zeven mensen die niet meedoen, bij veertig deelnemers.

Wil je dat terugbrengen naar vier mensen, dan is de oplossing niet harder werken maar het programma aanpassen. Drie onderdelen in plaats van vijf, elk onderdeel langer, en twee rondes in plaats van vijf. Dat geeft een rustiger middag met dezelfde deelnemers en dezelfde tijd. Minder onderdelen met voldoende begeleiding is altijd beter dan meer onderdelen met te weinig.

Hoe wij het doen

Wij zitten in Enschede aan de Piet Heinstraat 12 en komen met materiaal en begeleiding naar de locatie van de klant, door heel Nederland. De programma's bedenken en bouwen we zelf, dus we weten per onderdeel hoeveel mensen eraan vastzitten en dat staat in het voorstel. Groepen van ongeveer zes tot zestig personen passen in de standaardopzet, bij grotere groepen rekenen we de bezetting apart door.

De opbouw kost ongeveer een uur en valt buiten de programmaduur, dus de begeleiding staat klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Een compact concept begint bij 195 euro, uitgebreider maatwerk bij 550 euro, en grote projecten rekenen we op aanvraag door. In alle gevallen zit de begeleiding in de prijs en komt die er niet per uur bij.

Twijfel je of jullie groep met eigen mensen te doen is, dan is dat een vraag die je in één mail kunt stellen. Stuur via het offerteformulier of via contact het aantal deelnemers, de duur en wat je in gedachten hebt. We reageren binnen één werkdag, en als het met eigen begeleiders prima kan, zeggen we dat ook.

Wat je hieraan hebt

Reken niet per deelnemer maar per onderdeel. Eén begeleider per onderdeel dat tegelijk draait, plus één spelleider die er geen post bij doet. Voor een programma met één onderdeel geldt één begeleider per vijftien tot twintig mensen. Zet er één bij voor kinderen, voor een verspreid terrein, voor water of hoogte, voor een programma langer dan drie uur en voor een groep die elkaar niet kent.

Kom je mensen tekort, schrap dan onderdelen in plaats van begeleiders. Verder lezen over de opzet zelf: een zeskamp organiseren en twaalf zeskamp onderdelen met wat je er per onderdeel voor nodig hebt. Wat wij draaien staat bij activiteiten, teamuitjes, bedrijfsuitjes en familiedagen.