Kerstborrel organiseren: van datum tot draaiboek

De meeste kerstborrels bestaan uit een zaal, statafels, bitterballen en een speech. Dat is niet slecht, maar het is ook het soort avond waarvan mensen in januari niet meer weten of hij dit jaar of vorig jaar was. Een kerstborrel is een van de weinige momenten waarop het hele bedrijf tegelijk in één ruimte staat, inclusief de mensen die elkaar normaal alleen via de mail spreken. Hieronder hoe je die avond zo inricht dat daar iets mee gebeurt, wat het realistisch kost, en waarom steeds meer bedrijven het budget van het kerstpakket naar de avond zelf verschuiven.

Waarom een kerstborrel iets anders is dan een bedrijfsuitje

Bij een bedrijfsuitje kies je zelf de groep en het moment. Bij een kerstborrel is de groep gegeven: iedereen wordt geacht te komen, van de directie tot de vakantiekracht, van de mensen die elkaar dagelijks spreken tot de afdeling die twee verdiepingen hoger zit. Dat is precies de waarde en meteen de moeilijkheid.

Zonder programma zoekt zo'n groep vanzelf de veiligste indeling op: iedereen gaat bij zijn eigen afdeling staan. Na twee uur is er niets uitgewisseld tussen groepen die elkaar niet kenden, en dat was juist de enige reden waarom het zinvol was om iedereen tegelijk uit te nodigen.

Eén onderdeel van veertig minuten waarin mensen door elkaar gemengd worden verandert dat. Niet de hele avond volplannen, want dan wordt het een verplicht nummer. Eén onderdeel dat de kaarten schudt, en daarna weer vrije ruimte.

Begin bij de datum, niet bij het idee

December is voor horeca, zalen en cateraars de drukste maand van het jaar. Wie in november gaat bellen, kiest niet meer uit wat hij wil maar uit wat er over is. Prik de datum in september, ook als je nog geen idee hebt wat je gaat doen. Dat kost niets en het is de enige stap die later niet meer te repareren is.

Praktische overwegingen bij de datumkeuze:

• Donderdag werkt het beste. Vrijdag lijkt logisch, maar dan zijn er meer mensen vrij of al in weekendmodus.
• Niet de laatste week voor kerst. Dan zit iedereen al in de afrondstand en zijn er veel vakanties.
• Laat in de middag beginnen. Wie eerst naar huis moet en dan terug, komt vaker niet terug.
• Zeg vooraf hoe laat het klaar is. Dat scheelt aanmeldingen van mensen met een oppas of een lange reistijd.

Kerstborrel ideeën die verder gaan dan een zaal met statafels

Vier richtingen die in de praktijk goed uitpakken, van klein naar groot.

Een quiz over het eigen bedrijf

De vorm die het vaakst werkt, omdat hij weinig ruimte kost en iedereen kan meedoen zonder zich om te kleden. De kracht zit in de vragen: een ronde over het afgelopen jaar binnen het bedrijf, over collega's, over gebeurtenissen die iedereen heeft meegemaakt. Dat levert gesprekken op die op een gewone borrel niet ontstaan. Zo bouwen wij een pubquiz op maat.

Een spelvorm in tv-stijl

Een format dat mensen herkennen van televisie werkt goed op een avond waarop niemand zin heeft in uitleg. De regels zijn al bekend, dus je kunt meteen beginnen. Met teams die door elkaar zijn ingedeeld levert het bovendien vanzelf de vermenging op die je wilde. Bekijk de spelconcepten in tv-stijl.

Een diner met een verhaal erin

Als er toch gegeten wordt, kun je van het diner zelf het programma maken. Een moorddiner of een vergelijkbaar format loopt door de gangen heen, dus je hebt geen apart programmablok nodig en de avond heeft toch een lijn. Werkt goed bij groepen tot ongeveer veertig personen. Zo ziet een moorddiner eruit.

Een programma op locatie bij jullie zelf

Kantoor, magazijn of werkplaats zijn vaker geschikt dan mensen denken, zeker als er toch een deel leeg staat in december. Het scheelt de grootste kostenpost van de avond, en de bekende omgeving werkt in een programma vaak juist grappig omdat je er iets anders mee doet dan normaal.

Het kerstpakket-alternatief: budget verschuiven

Een groeiend aantal bedrijven schrapt het kerstpakket en steekt dat budget in de avond zelf. De redenering is simpel: een pakket is voor iedereen hetzelfde en verdwijnt binnen een week in de kast, terwijl een gedeelde avond iets is waar mensen samen aan terugdenken.

Reken het eens door. Bij vijfendertig medewerkers en een pakket van veertig euro per persoon zit je op veertienhonderd euro. Voor dat bedrag kun je een volledig op maat gebouwd programma laten draaien voor de hele groep, en houd je meestal nog over voor eten en drinken.

Twee kanttekeningen die eerlijk zijn. Ten eerste: niet iedereen vindt dit leuk. Er zijn medewerkers die het pakket wel degelijk waarderen, en een deel daarvan zegt dat niet hardop. Peil dat voordat je het afschaft, bijvoorbeeld met een korte anonieme vraag. Ten tweede: de fiscale kant. Er zijn regelingen die dit gunstig kunnen maken, maar de details hangen af van je situatie en veranderen regelmatig. Laat het bevestigen door je boekhouder voordat je er iets op baseert. Wij denken graag mee over de invulling, maar geven geen fiscaal advies.

Een tussenweg die vaak goed valt: een kleiner pakket houden en het verschil in de avond steken. Dan verlies je niets en win je wel iets.

Waar je het houdt

De locatie bepaalt het grootste deel van het budget en een flink deel van de sfeer. Drie opties, elk met een eerlijke afweging.

Op de eigen locatie

Goedkoopste optie en vaker geschikt dan mensen denken. Een kantoortuin waar de bureaus aan de kant gaan, een magazijn dat in december toch halfleeg staat, of een kantine die je één avond anders inricht. Je bespaart de zaalhuur, je hoeft niemand te laten reizen, en er is geen eindtijd die door de verhuurder wordt bepaald.

Het nadeel is dat het voor sommige mensen niet als uitje voelt. Dat ondervang je door de ruimte echt anders in te richten dan normaal: andere verlichting, tafels op een andere plek, en een programma dat je op kantoor nooit zou doen. Werkt de omgeving tegen, bijvoorbeeld omdat er geen ruimte is waar iedereen in past, kies dan iets anders.

Een gehuurde zaal

De middenweg. Je hebt ruimte, catering is meestal te regelen, en het voelt als een avond buiten het werk. Reken op vier- tot achthonderd euro voor een zaal voor een avond in de regio, meer in de grote steden en meer naarmate december vordert.

Let bij het reserveren op twee dingen die vaak vergeten worden: tot hoe laat je er mag blijven, en of je zelf een programma mag draaien. Sommige locaties rekenen extra voor geluid of een scherm, of hebben een eigen invulling waar je niet omheen kunt.

Een bijzondere locatie

Een museum, een fabriekshal, een boerderij of iets anders dat op zichzelf al een verhaal heeft. Duurder, maar het scheelt je programma: de locatie doet een deel van het werk. Alleen wel vroeg boeken, want dit is precies het segment dat in september al vol zit.

Een kerstborrel met een klein budget

Niet elk bedrijf heeft tachtig euro per persoon te besteden, en dat hoeft ook niet. Een avond die blijft hangen is geen kwestie van geld. Wat je met een krap budget wel goed moet doen:

• Kies de eigen locatie. Dat is meteen de grootste besparing, en met een beetje aankleding valt het verschil nauwelijks op.
• Zet het geld in het programma, niet in de hapjes. Van een uitgebreider buffet herinnert niemand zich iets. Van een onderdeel waarin de hele zaal meedeed wel.
• Houd het korter. Drie goede uren zijn beter dan vijf uitgesmeerde. Korter betekent ook minder drank en minder catering, en dat is waar het geld zit.
• Laat mensen zelf iets bijdragen. Bij kleinere organisaties werkt het vaak goed als iedereen iets meebrengt. Dat kost niets en het levert vanzelf gesprekken op.

Met een groep van dertig personen op eigen locatie, eenvoudige catering en een programma van een uur kom je uit op ongeveer duizend tot twaalfhonderdvijftig euro voor de hele avond. Dat is per persoon minder dan het gemiddelde kerstpakket.

Een avondindeling die werkt

• 16.30 uur: inloop met iets te drinken. Reken op een half uur waarin mensen binnendruppelen.
• 17.15 uur: een kort welkom. Kort betekent hier echt kort, vijf minuten is genoeg.
• 17.30 uur: het programmablok. Veertig tot zeventig minuten, met teams die vooraf zijn ingedeeld.
• 18.45 uur: eten, met de uitslag of afsluiting van het programma erin verweven.
• 20.00 uur: vrije avond. Wie weg wil kan weg, wie wil blijven blijft.

De belangrijkste keuze in dit schema is dat het programma vroeg zit. Na het eten is de aandacht weg en krijg je een groep niet meer bij elkaar voor iets dat structuur vraagt.

Nog een detail dat vaak misgaat: de teamindeling. Als je die op de avond zelf regelt, kost het tien minuten en gaan mensen alsnog bij hun eigen afdeling staan. Deel vooraf in, hang de indeling bij de ingang, en zet mensen die elkaar nooit spreken bij elkaar. Dat is de hele reden waarom er een programma is, en het is ook precies het onderdeel dat organisatoren het vaakst overslaan omdat het ongemakkelijk voelt om over mensen te beslissen.

Wat een kerstborrel kost

Richtprijzen per persoon voor de avond zelf, exclusief programma:

• Op eigen locatie met eenvoudige catering: vijftien tot dertig euro per persoon
• Gehuurde zaal met borrelhapjes en drank: veertig tot zeventig euro per persoon
• Externe locatie met walking dinner of buffet: zeventig tot honderdtwintig euro per persoon

Het programma reken je daar los bij, en dat gaat bij ons per programma en niet per persoon. Een compact concept begint rond de honderdvijfennegentig euro voor de hele groep, een uitgebreider programma op maat zit tussen de vijfhonderdvijftig en twaalfhonderdvijftig euro. Bekijk wat we voor kerstborrels doen.

Vier fouten bij een kerstborrel

1. Te laat beginnen met regelen. In november is de keuze in locaties op, en dan wordt de avond bepaald door wat er nog vrij was in plaats van door wat je wilde.
2. Geen enkel programma. Zonder aanleiding om te mengen blijft iedereen bij zijn eigen afdeling staan, en dan had je net zo goed per afdeling iets kunnen doen.
3. Te veel programma. Het andere uiterste is net zo vervelend. Eén blok is genoeg, daarna moet er ruimte zijn om gewoon te praten.
4. De speech op het verkeerde moment. Een terugblik op het jaar landt aan het begin, als mensen nog scherp zijn. Halverwege de avond luistert de helft niet meer.

Wat je hieraan hebt

Een kerstborrel die blijft hangen vraagt geen groot budget en geen bijzondere locatie. Prik de datum in september, plan één programmablok vroeg op de avond met teams die je zelf hebt ingedeeld, houd de speech kort en aan het begin, en zorg dat er na afloop genoeg vrije ruimte overblijft. Overweeg je het kerstpakketbudget te verschuiven, peil dat dan eerst bij het team en laat de fiscale kant bevestigen door je boekhouder.

Willen jullie een programma voor de kerstborrel dat wij komen draaien? Bekijk de kerstborrel-pagina, of vraag vrijblijvend een offerte aan. Zoek je iets voor een groter personeelsfeest, kijk dan bij personeelsfeesten.