Bedrijfsuitje voor een grote groep: wat er boven de vijftig verandert

Een bedrijfsuitje voor tachtig of honderdvijftig mensen is geen vergroot uitje voor twintig. Het is een ander soort opdracht, met andere risico's. Het concept dat bij een klein team fantastisch werkt, valt bij een grote groep vaak stil om redenen die niets met het spel te maken hebben: wachtrijen, geluid, mensen die de uitleg niet hebben gehoord. Hieronder wat er precies verandert boven de vijftig deelnemers, en hoe je een programma opzet dat op die schaal blijft draaien.

Vanaf wanneer is een groep een grote groep?

Een groep gedraagt zich anders vanaf ongeveer vijftig deelnemers. Dat is geen hard getal maar wel het punt waarop drie dingen tegelijk veranderen: je kunt niet meer iedereen tegelijk toespreken zonder geluidsinstallatie, je houdt met twee begeleiders geen overzicht meer, en de kans dat een deel van de groep ergens staat te wachten wordt reëel.

Tussen de vijftig en honderd deelnemers is de opzet nog te overzien met vaste teams en een duidelijk rooster. Boven de honderd verandert er opnieuw iets: dan heb je parallelle onderdelen nodig die tegelijk draaien, want één onderdeel waar honderd mensen doorheen moeten kost te veel tijd. Boven de tweehonderd wordt de locatie de bepalende factor, niet het programma.

Wat er kapot gaat boven de vijftig deelnemers

Boven de vijftig deelnemers gaan vooral de dingen mis die met logistiek te maken hebben, niet met de inhoud van het programma. Dat is goed nieuws, want logistiek is te plannen.

De uitleg bereikt niet iedereen

Bij twintig man vertel je één keer wat de bedoeling is en iedereen heeft het gehoord. Bij honderd man staat een derde te ver weg, praat een kwart nog na, en checkt de rest de telefoon. Het gevolg merk je pas tien minuten later, wanneer twee teams iets heel anders doen dan bedoeld. Bij grote groepen leggen wij daarom nooit één keer centraal uit, maar kort centraal en daarna nog een keer per team.

Wachttijd, en dat is de grootste

Wachttijd is bij een grote groep de belangrijkste reden dat mensen afhaken. Als tien teams hetzelfde onderdeel moeten doen en dat onderdeel duurt tien minuten, staat het laatste team anderhalf uur te wachten. Die mensen zijn tegen die tijd al met iets anders bezig. Dit is geen spelprobleem maar een rekensom die je vooraf kunt maken, en toch is het de fout die we het vaakst terugzien.

De groep valt uiteen in bekende gezichten

Zet honderd collega's in een zaal en ze gaan bij hun eigen afdeling staan, precies zoals in de kantine. Als de teamindeling dat volgt, heb je een dag georganiseerd waarop niemand iemand nieuws spreekt. Dat is zonde van de gelegenheid, want juist bij een grote organisatie is dat vaak de reden dat er een uitje wordt georganiseerd.

Niemand bewaakt de tijd

Bij een klein uitje kan de begeleider de tijd erbij doen. Bij honderd deelnemers niet. Iemand moet uitsluitend het rooster bewaken en hard kunnen zeggen dat een onderdeel stopt, ook als het net leuk werd. Zonder die rol loopt het programma op en dan komt de vertraging altijd terecht bij het laatste onderdeel, dat vervolgens sneuvelt.

Hoeveel begeleiders heb je nodig?

Voor een grote groep reken je op één begeleider per twintig tot vijfentwintig deelnemers. Bij honderd deelnemers zijn dat er vier tot vijf, plus iemand die alleen de tijd en de doorstroom bewaakt. Die tijdbewaker telt niet mee in de verhouding, want zodra die persoon zelf een onderdeel gaat draaien is er niemand meer die het geheel overziet.

Bij onderdelen waar veiligheid meespeelt of waar materiaal uitgelegd moet worden, ligt de verhouding krapper. Bij onderdelen waar teams zelfstandig een opdracht uitvoeren, kan het ruimer. De verhouding is dus geen vaste regel maar iets wat per onderdeel verschilt, en dat maakt de indeling van de dag ook een personeelsvraag.

Welke formats schalen mee en welke niet?

Formats waarin teams zelfstandig en parallel werken schalen goed mee, formats met één centraal punt niet. Dat is de kern van de keuze.

Een zeskamp schaalt uitstekend, omdat je zoveel onderdelen naast elkaar kunt zetten als je teams hebt. Elk team begint op een ander onderdeel en schuift door. Niemand wacht. Hetzelfde geldt voor een stadsspel waarbij teams een route lopen: die kun je met vijf teams of met vijfentwintig teams draaien, mits de startpunten gespreid zijn.

Een pubquiz schaalt ook goed, maar op een andere manier: iedereen doet tegelijk mee vanaf zijn eigen tafel. Wel heb je bij grote aantallen echt geluid nodig en iemand die de puntentelling bijhoudt zonder dat de zaal daarop hoeft te wachten.

Wat slecht schaalt zijn onderdelen met één opstelling waar iedereen doorheen moet, en onderdelen waarbij de hele groep naar één persoon moet luisteren voor elke volgende stap. Bij tachtig man zijn dat wachtrijen. Ze kunnen prima in het programma, maar dan als één onderdeel naast andere die tegelijk draaien.

Hoe deel je teams in bij honderd deelnemers?

Deel teams vooraf in en hang de indeling zichtbaar op bij binnenkomst. Mensen zelf laten kiezen kost bij een grote groep minstens twintig minuten en levert bovendien teams op die precies de bestaande afdelingen volgen.

Werkbare teamgrootte ligt tussen zes en tien personen. Kleiner betekent te veel teams om te begeleiden, groter betekent dat er binnen het team mensen zijn die niets te doen hebben. Bij honderd deelnemers kom je dan uit op tien tot twaalf teams, en dat aantal bepaalt weer hoeveel onderdelen er parallel moeten draaien.

Wil je dat mensen elkaar echt spreken, meng dan op afdeling en op dienstjaren tegelijk. Wij vragen daarvoor vooraf om een deelnemerslijst met afdeling erbij. Dat is vijf minuten werk voor de organisator en het bepaalt voor een groot deel of de dag iets oplevert buiten de gezelligheid. In het artikel over actieve bedrijfsuitjes staat meer over hoe je binnen een team rollen verdeelt.

Wat moet de locatie kunnen bij een grote groep?

Een locatie voor een grote groep moet vooral ruimte hebben om te spreiden, niet alleen om te zitten. Zaalcapaciteit wordt meestal opgegeven in stoelen aan tafels, en dat getal zegt weinig over of er honderd mensen kunnen bewegen.

Vier dingen die wij vooraf uitvragen: hoeveel vierkante meter vrije vloer er is, of er meer dan één uitgang naar buiten is, waar de stroompunten zitten, en of er een ruimte is waar de groep droog kan staan als het weer omslaat. Dat laatste is bij een grote groep lastiger dan bij een kleine, want tachtig man passen niet zomaar even ergens naar binnen.

Een eigen bedrijfsterrein werkt hiervoor vaak beter dan een gehuurde zaal, omdat je binnen en buiten kunt combineren zonder dat je twee locaties nodig hebt. Wij komen naar jullie eigen locatie toe, en bekijken vooraf of de opzet daar past.

Eten en drinken bij honderd man

Eten voor een grote groep kost meer tijd dan mensen inschatten, en die tijd komt uit het programma. Reken bij een buffet op minstens dertig tot veertig minuten voordat de laatste persoon zit, alleen al door de rij.

Dat is precies waarom eten zelden midden in een programma moet vallen. Zet het aan het begin of aan het eind, of plan een onderdeel dat doorloopt terwijl mensen in delen gaan eten. Wat niet werkt is het programma stilzetten en aannemen dat iedereen binnen een kwartier klaar is.

Wat kost een bedrijfsuitje voor een grote groep?

Voor een grote groep begint een programma op maat bij twaalfhonderdvijftig euro. Dat komt door twee dingen: meer materiaal, omdat onderdelen parallel moeten draaien, en meer begeleiding, omdat de verhouding begeleider op deelnemers gelijk blijft.

Wil je alleen een onderdeel toevoegen aan een dag die jullie zelf organiseren, bijvoorbeeld een quiz na het eten of een spelblok van een uur, dan begint dat bij honderdvijfennegentig euro. Een uitgebreider programma op maat voor een middelgrote groep zit tussen vijfhonderdvijftig en twaalfhonderdvijftig euro. Locatie, catering en eventuele reiskosten buiten Overijssel en Gelderland komen daar bovenop en staan apart in de offerte.

Tijdlijn voor een groot bedrijfsuitje

Voor een grote groep begin je ongeveer drie maanden van tevoren, en dat komt vooral door de locatie. De volgorde die in de praktijk werkt:

• Drie maanden vooraf: datum prikken en locatie vastleggen, want daar zit de schaarste
• Acht weken vooraf: programma en concept bepalen, zodat je weet hoeveel ruimte je echt nodig hebt
• Zes weken vooraf: uitnodiging eruit met een duidelijke aanmelddeadline
• Twee weken vooraf: definitieve aantallen, teamindeling maken, catering doorgeven
• Twee dagen vooraf: weersvariant doorhakken als er buitenonderdelen zijn

De aanmelddeadline is bij grote groepen belangrijker dan bij kleine. Bij twintig man kun je op de dag zelf nog schuiven. Bij honderd man bepaalt het aantal hoeveel materiaal er meekomt, en dat staat een week van tevoren vast.

Vier fouten die we het vaakst zien

Vier dingen gaan bij grote groepen zo vaak mis dat ze het noemen waard zijn.

• Een concept kiezen dat bij een klein team goed werkte, zonder na te rekenen hoeveel wachttijd dat bij deze aantallen oplevert
• De teamindeling op de dag zelf maken, waardoor twintig minuten verdwijnen en de teams alsnog per afdeling ontstaan
• Geen aparte tijdbewaker aanwijzen, waardoor het laatste programmaonderdeel sneuvelt
• Uitgaan van de zaalcapaciteit in stoelen in plaats van in vrije vierkante meters

Wat je hieraan hebt

Een bedrijfsuitje voor een grote groep valt of staat bij doorstroom. Zorg dat niemand langer dan vijf minuten wacht, deel de teams vooraf in, wijs iemand aan die alleen op de tijd let, en kies onderdelen die parallel kunnen draaien. Doe je dat, dan is honderd deelnemers niet moeilijker dan twintig, alleen anders georganiseerd.

Wil je weten wat er bij jullie aantallen past, beschrijf dan de groep en de locatie, dan rekenen wij door hoeveel onderdelen er parallel moeten draaien. Op de pagina over bedrijfsuitjes in Twente staat wat we verder doen, en op het overzicht staan alle vormen op een rij.