Bedrijfsuitje in de winter: plannen op licht en warmte

Een bedrijfsuitje in de winter loopt op twee dingen stuk die in mei geen rol spelen: het is om half vijf donker en het is koud. Dat zijn geen bezwaren maar randvoorwaarden, en zodra je het programma daarop bouwt in plaats van eromheen, is de winter een prima seizoen. Vaak zelfs een handiger seizoen, omdat er minder vakanties tussendoor vallen. Hieronder wat er precies verandert, en welke opzet in november tot februari blijft draaien.

Wat maakt een bedrijfsuitje in de winter anders?

Een winteruitje verschilt op drie punten van een uitje in het voorjaar: er is minder daglicht, buiten blijven kost energie, en december zit vol. Alle drie zijn te plannen, mits je ze vooraf meeneemt.

Het eerste punt is het hardste. In december gaat de zon rond half vijf onder en in januari iets later. Een programma dat om twee uur begint heeft dus tweeënhalf uur bruikbaar daglicht, en dat is inclusief ontvangst en uitleg. Wie in mei een middagprogramma van vier uur gewend is, plant in december per ongeluk anderhalf uur in het donker.

Het tweede punt is subtieler. Mensen haken in de kou niet af omdat ze het niet leuk vinden, maar omdat ze koud worden en dat na een half uur belangrijker wordt dan het spel. Dat gebeurt sluipend en het is vrijwel altijd te voorkomen met kortere blokken.

Daglicht is je grootste beperking

Reken in november tot februari met vier uur bruikbaar daglicht: van ongeveer half tien tot half vijf, met de bruikbare kern tussen elf en vier. Dat is de tijdsruimte waarbinnen alles wat buiten moet gebeuren, moet passen.

Praktisch betekent dat: begin een middagprogramma met buitenonderdelen uiterlijk om half twee. Zet het onderdeel dat het meeste licht nodig heeft vooraan, niet achteraan. En plan de overgang naar binnen bewust, in plaats van te wachten tot iemand opmerkt dat er niets meer te zien is.

Er is ook een omgekeerde route. Donker is geen probleem als het onderdeel ervan uitgaat: een stadsspel met verlichte punten, een speurtocht met zaklampen, of lasergamen op locatie, dat in het donker juist beter werkt dan overdag. Dan is de vroege schemering een voordeel in plaats van een beperking.

Hoe leg je binnen of buiten vooraf vast?

Spreek de binnenvariant af bij het boeken, niet twee dagen van tevoren. Dat is de belangrijkste planningsafspraak van een winteruitje en hij kost vijf minuten.

De reden dat dit misgaat: iedereen gaat ervan uit dat het wel meevalt, en op de ochtend zelf blijkt het te hard te waaien of te regenen. Dan moet er in twee uur iets bedacht worden voor dertig mensen, en dat wordt zelden goed. Terwijl je bij het boeken rustig had kunnen bedenken welk programma binnen dezelfde groep en hetzelfde tijdslot vult.

Wij spreken standaard drie dingen af: welke variant binnen draait, wie er beslist, en wanneer. Dat laatste maakt het concreet. Twee dagen van tevoren is meestal het juiste moment, want dan is de verwachting betrouwbaar genoeg en kan de locatie nog schakelen.

Winterprogramma's die niet van het weer afhangen

Programma's die volledig binnen kunnen zijn in de winter de veiligste keuze, en de meeste daarvan zijn niet minder actief dan een buitenprogramma. Dat is het misverstand dat winteruitjes vaak saaier maakt dan nodig.

Wat op een winterdag goed werkt: een pubquiz als afsluiting van een middag, een moorddiner waarbij het eten en het spel in elkaar overlopen, een spelconcept in tv-stijl waarin teams tegen elkaar spelen, of levende bordspellen in een grote ruimte. Allemaal draaien ze in een kantine, een zaal of een leeg magazijn.

Een leeg magazijn of een lege bedrijfshal is trouwens de meest onderschatte winterlocatie. Koud, dat wel, maar droog en groot, en met een paar warmtekanonnen en een goed programma prettiger dan een te kleine zaal. Wij komen naar de plek die jullie al hebben, dus die optie kost bovendien geen zaalhuur. Een breder overzicht van wat er binnen kan staat bij binnenactiviteiten.

Buiten in de winter: wat er dan moet kloppen

Buiten werkt in de winter als je vier dingen regelt: korte blokken, een warme ruimte dichtbij, duidelijke kledinginstructies en iets warms te drinken halverwege. Ontbreekt er één, dan is het na een uur op.

Voor de blokken geldt drie kwartier als praktische bovengrens bij vriezend of nat weer, en anderhalf uur als het droog is en boven de vijf graden. Daarna binnen opwarmen, ook als de groep zegt dat het niet hoeft. Wie het koud heeft zegt dat namelijk niet als de rest enthousiast is.

De kledinginstructie klinkt kinderachtig maar is het niet. Zet in de uitnodiging wat mensen aan moeten, en wees specifiek: dichte schoenen, een jas die tegen regen kan, handschoenen. De helft van de groep leest de uitnodiging op de fiets en komt anders op nette schoenen. Dat is één zin werk voor de organisator en het scheelt drie mensen die de tweede helft binnen blijven.

Let ook op ondergrond. Een grasveld dat in juni prima is, is in januari een modderbad. Bij boerengolf of een stormbaan maakt dat het verschil tussen een leuke ochtend en natte voeten voor de rest van de dag, dus dat wegen we mee in de locatiekeuze.

Waarom januari en februari makkelijker plannen zijn dan december

In januari en februari is er meer keuze in data en locaties dan in december, terwijl het weer nauwelijks verschilt. Dat maakt die twee maanden voor een bedrijfsuitje vaak praktischer.

December loopt vol met kerstborrels, eindejaarsbijeenkomsten en vakanties, en dat zie je terug in de beschikbaarheid van zalen en in de agenda's van je eigen collega's. Wie in december een datum zoekt waarop iedereen kan, schuift meestal naar een dinsdag waar de helft al iets heeft.

Januari heeft dat probleem niet. Er is bovendien een inhoudelijk argument: een uitje in januari valt samen met het moment waarop teams met nieuwe plannen beginnen, en dat is een betere aanleiding dan het afsluiten van een jaar. Wil je juist die kerstaanleiding, dan staat daarover een apart artikel over de kerstborrel.

Een winteruitje voor een groep die niet naar buiten wil

Voor een groep die niet naar buiten wil, kies je een programma waarin de ruimte zelf het speelveld is. Dat kan zonder dat het een vergadering met spelletjes wordt.

Wat daarvoor werkt is een programma met beweging in de ruimte in plaats van beweging in de buitenlucht: teams die zich door een gebouw verplaatsen, opdrachten op verschillende plekken, een verhaallijn die zich in verschillende kamers afspeelt. De groep is dan de hele tijd in beweging zonder dat iemand een jas aan hoeft.

Het andere uiterste werkt ook: een programma waarin iedereen aan tafel zit, maar waar wel echt iets gebeurt. Een quiz of een moorddiner vraagt geen enkele fysieke inspanning en houdt een groep toch drie uur bezig. Voor teams met veel oudere deelnemers, of met mensen die om welke reden dan ook liever niet fysiek meedoen, is dat vaak de betere keuze.

Wat kost een bedrijfsuitje in de winter?

Een programma kost in de winter hetzelfde als in de zomer: compact vanaf honderdvijfennegentig euro, op maat tussen vijfhonderdvijftig en twaalfhonderdvijftig euro, en vanaf twaalfhonderdvijftig euro voor een grote groep of een hele dag.

Wat wel verschilt is de omgeving eromheen. Zaalhuur en horeca zijn in december duurder en schaarser dan in januari, en dat kan een paar honderd euro schelen op dezelfde dag. Draai je het programma op je eigen locatie, dan valt dat verschil helemaal weg. Dat is een van de redenen dat wij naar jullie toe komen in plaats van andersom.

Tijdlijn voor een winteruitje

Voor december begin je in oktober, voor januari en februari volstaat vier tot zes weken. De schaarste zit in de locatie, niet in het programma.

• Acht tot tien weken vooraf voor december: datum en locatie vastleggen
• Vier tot zes weken vooraf voor januari of februari: datum en locatie vastleggen
• Drie weken vooraf: programma definitief, inclusief de binnenvariant
• Twee weken vooraf: uitnodiging met kledinginstructie en aanmelddeadline
• Twee dagen vooraf: knoop doorhakken over binnen of buiten

Vier fouten bij een winteruitje

Vier dingen gaan in de wintermaanden vaker mis dan in de rest van het jaar, en ze zijn alle vier vooraf op te lossen.

• Een zomerprogramma in de winter plannen. Hetzelfde schema dat in juni werkte, valt in december voor de helft in het donker. Reken het daglicht na voordat je de tijden vastlegt.
• Geen binnenvariant afspreken. Op de ochtend zelf iets moeten verzinnen voor dertig mensen levert zelden een goed programma op. Leg de variant vast bij het boeken.
• De kledinginstructie weglaten. Zonder die ene zin in de uitnodiging komt een deel van de groep op nette schoenen en blijft na de pauze binnen.
• Te lang buiten achter elkaar. Na drie kwartier in de kou wordt opwarmen belangrijker dan meedoen, ook bij een groep die enthousiast begon.

Wat je hieraan hebt

Plan een winteruitje op licht en warmte, dan gaat de rest vanzelf. Begin buitenonderdelen uiterlijk om half twee, houd blokken op drie kwartier, spreek de binnenvariant af bij het boeken en zet de kledinginstructie in de uitnodiging. Kies desgewenst een onderdeel dat in het donker juist beter werkt, dan is de vroege schemering geen probleem meer.

Wil je weten wat er past bij jullie groep en jullie locatie in deze maanden, beschrijf dan de situatie. Op de pagina over bedrijfsuitjes in Twente staat hoe wij werken, en het overzicht van alle activiteiten laat zien wat er binnen en buiten kan.