Teamuitje met een klein team: wat er onder de vijftien mensen verandert

Bijna alles wat er over teamuitjes wordt geschreven, gaat over groepen van dertig of meer. Terwijl de meeste teams in Nederland uit vijf tot vijftien mensen bestaan. Dat is geen kleine versie van hetzelfde probleem, het is een ander probleem: niemand kan zich verstoppen, de onderlinge verhoudingen liggen open, en een activiteit die niet aanslaat is meteen zichtbaar. Hieronder staat wat er op deze schaal verandert, welke vormen wel werken, wat het kost en waar het misgaat.

Wat er verandert onder de vijftien mensen

Het eerste dat verdwijnt is de mogelijkheid om mee te bewegen zonder mee te doen. In een groep van veertig kan iemand een middag lang meelopen en aan het eind naar huis gaan zonder dat iemand het opvalt. Bij acht mensen kan dat niet. Dat is een voordeel als de activiteit past, en een probleem als hij dat niet doet.

Het tweede is dat de competitie wegvalt. Een zeskamp, een toernooi of een puntenklassement heeft minstens vier teams nodig om spannend te blijven. Met tien mensen krijg je twee teams van vijf, en dan is het na het tweede onderdeel duidelijk hoe het afloopt. Kleine teams doen het beter met vormen waarin de groep samen tegen een opgave staat in plaats van tegen elkaar.

Het derde is dat de begeleider een andere rol krijgt. Bij grote groepen stuurt die het proces aan vanaf een afstand. Bij acht mensen staat hij middenin de groep, en dan telt of iemand aanvoelt wanneer hij moet ingrijpen en wanneer hij zijn mond moet houden. Dat is bij een klein team het verschil tussen een middag die iets losmaakt en een middag die aanvoelt als een verplicht nummer.

Het vierde is het budget. De prijs per persoon ligt bij kleine groepen altijd hoger, omdat de voorbereiding, het materiaal en de begeleiding hetzelfde blijven of je nu met acht of met veertig bent. Dat voelt oneerlijk maar het is rekenkundig zo. Wie op prijs per persoon stuurt, komt bij kleine teams automatisch uit bij formats die niet passen.

Twaalf vormen die op deze schaal werken

Hieronder staan vormen die goed werken bij vijf tot vijftien mensen, gesorteerd van kort en licht naar een volledig dagdeel.

1. Stadsspel door de binnenstad: opdrachten op locatie, waarbij de hele groep samen een route en een verhaal doorloopt.
2. Kookworkshop met verdeelde taken: iedereen krijgt een onderdeel en het diner lukt alleen als het op elkaar aansluit.
3. Pubquiz met eigen vragen over het team: veel leuker dan algemene kennis, en je kunt hem in een uur spelen.
4. Escape-achtige opdracht op de eigen werkvloer, met een tijdslimiet en aanwijzingen die door het pand verspreid liggen.
5. Crazy 88 in een middag: een lijst opdrachten waarvan de groep er zoveel mogelijk afwerkt, met veel vrijheid in volgorde.
6. Klootschieten of boerengolf in het buitengebied: laagdrempelig, praten kan onderweg, en niemand hoeft fit te zijn.
7. Bierproeverij of cocktailworkshop als afsluiter van een werkdag, met een duidelijk begin en einde.
8. Levend bordspel waarbij het team zelf de pionnen is en samen beurten moet plannen.
9. Moorddiner: een avond waarin eten en spel door elkaar lopen en iedereen een rol heeft.
10. Boogschieten of lasergamen op locatie: kort, fysiek maar niet zwaar, en goed te combineren met een borrel.
11. Workshop improvisatie: ongemakkelijk in het begin en daarna vaak het onderdeel waar mensen het langst over napraten.
12. Een dagdeel met een inhoudelijk blok en daarna een activiteit, waarbij de activiteit teruggrijpt op wat er in het gesprek gebeurde.

De laatste vorm is de enige die echt iets verandert aan hoe een team werkt. De andere elf zijn vooral goed om te ontspannen en elkaar anders te zien, wat op zichzelf genoeg reden is. Verwacht van een middag lasergamen geen doorbraak in de samenwerking, en verkoop het intern ook niet zo.

Wat je beter kunt overslaan bij een klein team

Zeskampen, toernooien en alles met een klassement vallen af, om de reden die hierboven staat. Ook activiteiten waarbij de groep in kleine groepjes uiteenvalt werken averechts: als je met tien bent en je splitst in twee groepjes van vijf die apart iets doen, heb je het uitje uit elkaar gehaald in plaats van bij elkaar gebracht.

Verder is voorzichtigheid geboden met alles wat een fysieke drempel heeft. In een groep van veertig kunnen twee mensen aan de kant blijven zonder dat het opvalt. In een groep van acht zijn dat er twee van de acht, en dan is het uitje voor een kwart van het team niet gelukt.

Een teamuitje voor een klein team plannen in vijf stappen

Stap 1: Bepaal wat het uitje moet doen

Er zijn drie redenen voor een teamuitje: waardering laten zien, elkaar beter leren kennen, of iets oplossen dat in de samenwerking vastzit. Die drie vragen om verschillende programma's en zijn niet te combineren. Kies er één, en zeg intern welke het is. Een uitje dat als beloning bedoeld is maar waar halverwege een gesprek over samenwerking wordt ingelast, voelt voor iedereen als een hinderlaag.

Stap 2: Vraag beperkingen op voordat je kiest

Vraag het team kort naar dieetwensen, fysieke beperkingen en of er iemand is die echt niet in het openbaar voor een groep wil staan. Doe dat via een simpel bericht en niet in een vergadering, want dan zegt niemand iets. Bij acht mensen bepaalt dit welke vormen overblijven, dus doe het voordat je iets vastlegt.

Stap 3: Kies een dagdeel en zet het vroeg in de agenda

Drie tot vier uur is voor de meeste kleine teams de juiste lengte. Prik de datum minstens zes weken vooruit. Bij kleine teams is de kans dat iemand niet kan groter dan je denkt, want er is geen buffer: bij tien mensen is één afwezige tien procent van de groep.

Stap 4: Regel eten en drinken als onderdeel, niet als bijzaak

Bij een klein team is de tafel achteraf net zo belangrijk als de activiteit. Dat is de plek waar het gesprek op gang komt dat je met het uitje wilde. Zorg voor één tafel waar iedereen aan past, niet voor losse statafels, en plan er ruim tijd voor.

Stap 5: Sluit af zonder evaluatieronde

Laat het rondje waarin iedereen moet zeggen wat hij ervan vond achterwege. Bij een klein team is dat ongemakkelijk en levert het sociaal wenselijke antwoorden op. Als je wilt weten wat mensen ervan vonden, vraag het twee dagen later individueel. Dan krijg je wel een eerlijk antwoord.

Wat een teamuitje voor een klein team kost

Voor een dagdeel met begeleiding kom je uit op €35 tot €75 per persoon, exclusief eten en drinken. Omdat de opbouw bij een klein team hetzelfde is als bij een grote groep, werken veel aanbieders met een startbedrag. Bij ons begint een compact programma bij €195, of je nu met zes of met twaalf mensen bent.

Reken daarnaast op €25 tot €50 per persoon voor eten en drinken als je dat erbij doet, en op de uren van de persoon die het organiseert. Dat laatste wordt vrijwel nooit meegeteld, terwijl zelf regelen bij een klein team al snel zes tot tien uur kost aan bellen, vergelijken en afstemmen.

De rekensom die hierbij hoort: als het regelen tien uur van een teamleider kost, is dat vaak duurder dan het verschil tussen zelf doen en uitbesteden. Bij grote groepen weegt dat anders, omdat de besparing per persoon dan optelt.

Vier fouten bij een klein teamuitje

De eerste is een format kiezen dat voor grote groepen is bedoeld. Dat is de meest voorkomende fout, en hij ontstaat doordat vrijwel al het aanbod op grote groepen is ingericht. Vraag altijd expliciet of een programma bij acht of tien mensen ook werkt, en neem geen genoegen met een ja zonder uitleg.

De tweede is de groep splitsen. Bij tien mensen wil je één groep die samen iets doet. Elke opsplitsing halveert de opbrengst.

De derde is te veel programma. Een klein team is sneller moe van intensief contact dan een grote groep, omdat er geen moment is waarop je even niet meedoet. Drie uur met een goede pauze werkt beter dan zes uur vol.

De vierde is de opkomst niet borgen. Bij een klein team maakt één afzegging het verschil tussen een compleet team en een team met een gat. Vraag ruim van tevoren om bevestiging en herinner er een week vooraf nog een keer aan.

Wat je hieraan hebt

Een teamuitje met een klein team is makkelijker te organiseren dan met een grote groep, maar minder vergevingsgezind. De planning is simpeler en de kosten zijn overzichtelijker, alleen valt een verkeerde keuze meteen op omdat er geen massa is om het in te laten verdwijnen.

Zit je in de afweging tussen een uitje en een teamdag met inhoud, dan staat dat verschil uitgewerkt in het artikel over een afdelingsuitje of teamdag. Zoek je vooral iets actiefs, kijk dan bij een actief bedrijfsuitje.

Wij maken programma's op maat voor teams vanaf zes personen, bij jullie op locatie of ergens in Twente. Wat dat inhoudt staat op de pagina over teamuitjes in Twente.